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Quelle est la durée légale de conservation des documents de son entreprise ?

Pour toute entreprise, l’archivage des documents est un défi...et parfois un véritable casse-tete logistique et juridique ! Depuis quelques années, les solutions informatiques de gestion de l’archivage, la digitalisation de nombreuses opérations, et l’adaptation de la législation, ont permis de simplifier très nettement ces opérations. Cela représente sans conteste un gain de place, de temps et de moyens non-négligeable dans la vie de l’entreprise. Pour autant subsiste une question tout à fait essentielle : combien de temps conserver ces divers documents ? La réponse varie parfois selon le support (un contrat de relations commerciales en format papier devra être conservé 5 ans, mais un contrat par voie électronique 10 ans par exemple). En tout état de cause, c’est un sujet important pour chaque entrepreneur car il concerne la sécurité juridique de son entreprise, comme de ses clients, fournisseurs et partenaires. Certains documents sont aussi exigibles par les administrations, à commencer par l’administration fiscale, pendant de longues années. Voici un rapide tour d’horizon des différentes durées légales de conservation des documents de son entreprise.

Les documents à conserver pour une durée légale de 3 ans

Trois années : il s’agit de la durée légale minimum pour de nombreux documents. Parmi ces documents d’entreprise, on dénombre notamment tous ceux qui sont relatifs à son fonctionnement. Il s’agit ainsi des feuilles de présence, pouvoirs, convocations des organes dirigeants, assemblées générales, etc...Trois années minimum également pour les rapports établis par le président d’une SAS ou par un gérant de SARL. Dans un autre registre, les entreprises spécialisées dans l’import-export sont tenues de conserver trois années les déclarations de droits de douane.

Les documents à conserver pour une durée légale de 6 ans

La durée de 6 ans concerne essentiellement des obligations fiscales. Ainsi, l’entrepreneur individuel devra conserver les documents relatifs à ses déclarations d’imposition sur le revenu pendant une durée de six années. Cette durée de 6 ans s’applique aussi, sous d’autres régimes fiscaux, pour la cotisation foncière des entreprises ou encore la TVA, les BIC, les BNC...Néanmoins les pièces justificatives peuvent, dans la plupart des cas désormais, être conservées sous format électronique.

Les documents à conserver pour une durée légale de 10 ans

La durée de 10 ans s’applique très souvent en matière de documents commerciaux et comptables. Tous les livres et registres de comptes, ainsi que les pièces relatives, sont à conserver pendant cette durée. Il en va de même pour les différents justificatifs de relations commerciales : factures adressées aux clients ou reçues des fournisseurs, bien sûr, mais aussi des bons de commandes, et les divers contrats passés par voie électronique. A noter que doit aussi être conservé pour une durée de 10 années une partie des documents sur la vie de l’entreprise comme les bilans annuels, entre autres.

Les documents à conserver pour une durée légale de 30 ans

C’est une durée exceptionnelle qui s’applique à certains événements importants et aux conséquences notables. C’est le cas par exemple de tous les actes d’achat ou de vente de bien immobilier par l’entreprise: ils devront être conservés 30 ans.