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Transférer son siège social hors ressort : toutes les démarches

Derrière les mots “siège social”, chaque entrepreneur sait qu’il peut exister des réalités très diverses. Établissement unique, ou établissement principal avec des établissements secondaires, domiciliation chez l’entrepreneur ou auprès d’une société de domiciliation, lieu de production, de gestion, de direction de la société : le siège social peut être une multitude de réalités entrepreneuriales. Mais il reste toujours son adresse administrative, à laquelle on se réfère comme un élément-clef de sa carte d’identité. Surtout, il peut être transféré, y compris en dehors de son ressort originel. Zoom sur le transfert de siège social hors ressort.

Transferer son siege social hors ressort

1- Siège social : comment le choisir ?

Le siège social est, au même titre que la raison sociale, l’objet social ou le capital social, un élément d’identification de l’entreprise. Il figure dans les statuts, et c’est l’adresse du siège social qui est enregistrée auprès du greffe du tribunal de commerce, du registre du commerce et des sociétés (RCS), du centre de formalités des entreprises (CFE), et globalement auprès de tous les organismes avec lesquels traite la société concernée.

Il existe plusieurs possibilités pour établir le siège social de l’entreprise :

  • dans des locaux professionnels loués ou acquis

C’est une solution fréquente, qui nécessite de trouver (et financer !) des locaux adaptés à l’activité de l’entreprise et à la réglementation qui l’encadre.

  • au domicile d’un dirigeant de l’entreprise (pendant une durée maximale de cinq années).

Cette solution présente des avantages, à commencer par le faible coût qu’elle représente, mais aussi des inconvénients. Par exemple, l’activité de l’entreprise peut être soumise à accord de la copropriété ou du bailleur.

  • auprès d’une société de domiciliation

La domiciliation est une solution pratique, qui permet en général de cumuler l’usage de plusieurs services comme un standard téléphonique et la gestion du courrier.

Dans tous les cas, lors de la création de la société, il est nécessaire de déposer un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent dans le périmètre où se situe l’entreprise. On parle alors de “ressort” du tribunal. Cette notion est importante puisqu’elle détermine auprès de quelles administrations effectuer des démarches. Elle détermine aussi dans quelle zone géographique il est obligatoire d’effectuer une publicité légale.

2- Siège social : pourquoi en changer ?

Il existe de très nombreuses raisons pour vouloir modifier son siège social. Parmi celles-ci on peut citer :

-       l’entrepreneur est dans l’obligation de domicilier la société ailleurs qu’à son domicile

-       l’entreprise se développe et acquiert de nouveaux locaux

-       l’entreprise déménage vers un nouveau marché plus porteur ou se rapporche de ses fournisseurs et/ou de ses clients

-       la société réalise une opération fiscale, par exemple dans une Zone Franche Urbaine ou une Zone de Revitalisation Rurale

Il existe de nombreux autres exemples. Parfois, il s’agit de se doter d’une adresse plus prestigieuse, car le siège social est un élément de rayonnement et de prestige pour la société. Au moment d’en changer, il arrive parfois que le siège social soit transféré dans le ressort où il se situait déjà, ou au contraire en dehors de ce ressort.

3- Siège social: comment en changer ?

Pour une micro-entreprise, un changement de siège social est relativement simple : peu de frais de déménagement en général, quasiment pas de démarches administratives, etc...En revanche, pour toute entreprise de forme sociétaire, le transfert de siège social doit être effectué en veillant à de nombreux paramètres. Il faut évaluer en amont les coûts de déménagement, le changement de régime social et fiscal éventuel, la zone de chalandise si le siège social accueille la clientèle, etc...Il ne faut pas, non plus, oublier que le transfert de siège social implique une modification de tous les documents de l’entreprise dans ses relations avec ses fournisseurs, partenaires et clients.

Surtout, il est indispensable de suivre certaines procédures incontournables de changement du siège social. Il est en général obligatoire de réunir une assemblée générale extraordinaire qui acte le transfert de siège social hors ressort. Cette décision est consignée dans un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire. Attention cependant : il s’agit-là de la procédure classique de changement des statuts de la société (où figure le siège social). Selon la forme sociétaire retenue (SA, SAS, etc), cette procédure peut être différente et les statuts peuvent prévoir que la décision de transfert du siège social est prise autrement. En tout état de cause, il sera obligatoire de recourir à la publicité légale.

4- Transfert siège social : les démarches obligatoires

Une fois la décision prise par l’organe compétent de la société, le transfert de siège social doit encore faire l’objet de démarches obligatoires, notamment auprès du greffe du tribunal de commerce et/ou du centre de formalités des entreprises, ainsi que du RCS. Le transfert de siège social doit aussi faire l’objet d’une annonce légale.

Il faut en effet publier une annonce légale pour faire savoir aux tiers intéressés (créanciers, administrations, clients....) que la société change de siège social. Une annonce légale est une publicité rédigée selon une forme précise et parue dans une publication homologuée qu’on appelle un journal d’annonces légales ou JAL. Pour rédiger son annonce légale, il est recommandé d’avoir recours à un professionnel du droit ou à un site en ligne qui propose une rédaction assistée pas-à-pas. La publication de cette annonce est de la première importance car le journal d’annonces légales délivre une attestation de parution sans laquelle aucune démarche administrative ultérieure ne sera possible : le greffe, le CFE, etc, exigeront le précieux sésame de l’attestation de parution pour accepter tout dossier officiel de demande de changement de siège social.

Cette obligation de publier une annonce légale se complexifie parfois. Dans le cas d’un établissement principal doublé d’établissements secondaires en dehors de son ressort, il sera nécessaire de publier les annonces légales dans le ressort de l’établissement principal comme de l’établissement secondaire. Et dans le cas d’un transfert du siège social en dehors de son ressort initial, ce sont bien là aussi deux annonces légales qu’il faudra publier. Des démarches qu’il est possible également d’alléger grâce à la rédaction et à la publication en ligne des annonces légales.